Por: Bertha Ma. Topete Ceballos

“UN ARCHIVO NO ES SÓLO UNA SUCESIÓN DE DOCUMENTOS: ES HISTORIA Y MEMORIA” (Joehán L. Romero)

Existen estudios en la actualidad que indican que en el sector público la falta de conocimiento sobre cómo desempeñar alguna actividad deriva en la mayor parte de los problemas laborales. Esto no solamente afecta al individuo, sino a toda la institución laboral de la cual forma parte y, pero aún, produce un impacto negativo en la sociedad que se sirve de su trabajo, ya que ésta, de manera consciente o inconsciente, capta la actitud del empleado y mide la importancia o no de que éste tenga sobre sí mismo como persona y sobre el trabajo que desempeña; lo que genera un círculo vicioso entre el trabajador y la sociedad.

Esta problemática se refleja en todos los trabajos imaginables, entre ellos el de los archivos, donde, a diferencia de las bibliotecas, en la actualidad la mayor parte del personal laboral es empírico y por lo mismo arrastra serias deficiencias técnicas.

El trabajo de archivo es una labor callada, desconocida y, como toda actividad humanística, incomprendida y no valorada tanto de quien la ejerce como de quien se sirve de ella. A pesar de esto y de los muchos trabajos que existen, es de los más necesarios, nobles, humanos, interesantes y trascendentes.

La práctica archivística es muy antigua, de hecho es una tradición milenaria, como el Metroón (griego antiguo), era un edificio situado en el lado oeste del Ágora de Atenas que sirvió como santuario de la diosa Rea y como archivo del estado.

El hombre que siempre anda en búsqueda de satisfactores para sus necesidades siempre se está transformando y utiliza el intelecto con el cual los genera. Como resultado, surge la necesidad de la información que muchas de las veces queda depositada en los archivos, convirtiéndolos en custodios y reflejos de esas transformaciones que día a día son la redefinición del concepto como instituciones.

Para mucha gente, la idea de archivo es que son papeles viejos, pero para muchos otros es el tesoro más preciado, porque en ellos están plasmados los pasajes relevantes del mundo, de nuestra historia nacional, regional, estatal y municipal, así como de la vida y obra de muchos personajes ilustres que nos antecedieron.

La palabra Archivo guarda tres conceptos: una son los documentos en sí, otra es la institución y finalmente el edificio. Partiendo de estas tres significaciones, tenemos que el archivo entendido como documento es: el conjunto de documentos que genera ya sea una persona, una institución o un organismo público en el ejercicio de su actividad. Los archivos pueden ser conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades; los archivos entendidos como institución, son las responsables de recibir, tratar, inventariar y conservar los documentos; el archivo entendido como edificio es el lugar donde son conservados los documentos y puestos al servicio del público.

Los archivos también pueden ser clasificados por su contenido y función social que cumplen. Los hay nacionales, estatales, municipales y personales. En ellos se guarda la memoria de la sociedad o de la persona que los creó. Los archivos públicos por ley deben guardar la documentación que ya no tiene utilidad corriente. Los archivos tanto públicos como personales, privados o familiares, constituyen una verdadera fuente de riqueza documental pues son testimonios de la historia económica y social del país que los tiene. Los archivos también pueden ser civiles y eclesiásticos. En fin, los archivos, a través de sus funciones y su contenido, cumplen una doble función social: la de ser testimonio y testigo del ser y quehacer de la humanidad.

La importancia de los archivos reside en que en ellos se almacenan los derechos, autoridad e información para la administración de los negocios públicos o privados, tanto que en muchas ocasiones de la historia, se han convertido en objetivo militar para destruir en ellos una nación a la que se priva de su memoria social. Lo peor que le puede pasar a un pueblo es que le quiten su memoria, sus raíces, por que allí se encuentra la información que nos da identidad nacional. Un pueblo que no tiene identidad es un pueblo pobre, porque pobre de aquel que no sepa de donde viene. Quien no conoce sus raíces no sabe su pasado, por lo tanto no sabe el porqué de su presente y puede tener serias dificultades para prever su futuro, ya que del pasado se recogen las experiencias para aplicarlas en el tiempo.

Los documentos de cualquier archivo proporcionan racionalidad, objetividad, economía y eficacia como actuaciones bien fundadas y se convierten en una herramienta fundamental para los burócratas, administradores e investigadores.

En México, la importancia de los archivos y del trabajo de los que en ellos laboran data del siglo XVIII desde la creación del Archivo General de la Nación y para conservarlos se han creado diferentes leyes como la ley General de Bienes Nacionales, la cual dice que: deberán preservarse aquellos bienes documentales no susceptibles de ser sustituidos. La ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas Artístico e Históricos especifica que: los documentos que pertenezcan o hayan pertenecido a oficinas o archivos de la federación, de los estados o de los municipios así como los manuscritos relacionados con la historia de México ya sean libros, folletos o cualquier clase de impresos ya sea en México o en el extranjero que por su rareza o importancia para la historia mexicana merezcan ser conservados en el país, deberán ser conservados como patrimonio documental. La Ley de Acceso a la Información Pública tiene por objeto garantizar a los mexicanos el acceso a la información generada por las instituciones emanadas de cualquiera de los poderes y niveles de gobierno en forma completa, veraz, adecuada y oportuna y cualquier documentación generada y elaborada con cargo al erario se mantenga custodiada. Para que se cumpla todo lo anterior, el gobierno de la República por un lado ha designado al Archivo General de la Nación, que regulará el manejo, transferencia, conservación o eliminación de los documentos que integran los archivos de la administración pública federal con motivo de la gestión administrativa, a través de sus funciones y también funge como órgano rector de esta disciplina en nuestro país.

En Aguascalientes, el archivo como documento data desde la cédula de su fundación en 1575 (aunque actualmente existe en dos copias que se hicieron en años posteriores y se encuentran en Zacatecas, a donde pertenecimos por algúna época), pero si queremos irnos más para atrás en el tiempo, los documentos que hacen mención de nuestra tierra están compendiados en los archivos de Guadalajara, cuando Aguascalientes pertenecía al Reino de Nueva Galicia. Existen desde luego los documentos en forma de pinturas rupestres que están diseminadas en nuestro estado, son la prueba fiel de aquel pasado de nuestras tierras pobladas por indios que genéricamente se les llamaba chichimecas.

Así pues, los archivos son testigos de nuestro pasado, objeto de nuestro presente y repositorios de nuestro futuro. En Aguascalientes debemos de darles la importancia que tienen y son elementos necesarios para las administraciones y el público en general.

Los gobernantes y sus asesores deben acudir a los archivos para revisar las acciones pasadas, tomar los procedimientos y proyectos que han funcionado en las diversas administraciones para adaptarlos al presente y sobre todo contribuir a su engrandecimiento, protección y resguardo.