Las tecnologías modernas ayudan a optimizar los procesos comerciales y aceleran significativamente la ejecución de la mayoría de las tareas diarias. Sin embargo, es muy importante que trabajar en línea no solo sea conveniente, sino también seguro. Un espacio seguro para compartir datos confidenciales proporciona M&A data room. Este servicio proporciona las herramientas necesarias para el trabajo en equipo y para la negociación con socios y clientes. A continuación, echaremos un vistazo a la utilización las funciones de una VDR para obtener más beneficios para tu empresa.
¿Qué posibilidades ofrecen las salas de datos virtuales?
M&A data room es un espacio virtual seguro para el trabajo en equipo y los negocios. Garantiza casi el 100% de seguridad de la información confidencial tanto al cargar datos en el almacenamiento como al guardarlos. Además de la máxima protección de documentos, una VDR ofrece las siguientes funciones:
- Almacenamiento estructurado de todos los documentos de la empresa;
- Realizar una auditoría;
- Control del acceso de los usuarios de la sala a los documentos;
- Comprobaciones de due diligence;
- Seguimiento de todas las acciones de los usuarios de la sala;
- Negociaciones con socios o empleados;
- Firma electronica
- Modelos de convenios, contratos, etc.
Todo esto te permite realizar tareas comerciales en línea de manera cómoda y segura y brindar comodidad a los empleados y socios de la empresa.
¿Cómo aprovechar mejor las características de las salas virtuales?
Las VDR permiten optimizar todos los procesos de trabajo, lo que permitirá una expansión más rápida de las actividades de la empresa y aumentará la eficiencia. Sin embargo, para obtener el resultado deseado, es muy importante saber cómo utilizar mejor las capacidades de las salas virtuales.
Búsqueda rápida del documento necesario por palabra clave
Incluso las pequeñas empresas tienen cientos de documentos en los que es muy fácil perderse. Sobre todo si se almacenan en soportes de papel o en espacios virtuales sin una jerarquía claramente formada.
En la M&A data room encontrar el documento correcto no es un problema. Basta con utilizar la búsqueda e introducir una palabra clave. Incluso si hay miles de documentos almacenados en el repositorio, no te llevará más de 5 minutos encontrar lo que necesitas.
Además, algunos proveedores sugieren usar etiquetas. También puedes encontrar rápida y fácilmente el documento que necesitas usándolos.
Control total sobre el acceso a los archivos
Ninguna caja fuerte te dará una garantía del 100% de que uno de los empleados no tendrá acceso a documentos confidenciales ni los copiará. Y una VDR puede garantizarlo fácilmente. El administrador de la sala puede controlar qué usuarios podrán ver los documentos y quiénes podrán editarlos. Además, siempre tienes la opción de prohibir la descarga e impresión de archivos.
Además, podrás dividir a los usuarios en grupos con diferentes niveles de acceso a los documentos.
Seguimiento de la eficiencia de los empleados.
Las salas virtuales te permiten realizar un seguimiento del historial de uso del servicio. Es decir, verás todo lo que hacen tus empleados durante el día. Podrás realizar un seguimiento de la rapidez y la eficiencia con que se completan las tareas.
Además, durante las negociaciones, por ejemplo, con inversores, esta función te permite evaluar hasta qué punto un socio potencial está estudiando documentos y qué es lo que más le interesa.
Aceleración y automatización de procesos
La mayoría de las salas de datos virtual ofrecen plantillas de contratos, informes y acuerdos. Usándolos, ahorras significativamente tiempo en la preparación de los documentos necesarios. Además, aumenta la eficiencia de la empresa, porque los empleados prestan más atención a las tareas más importantes.
Controles prácticos y auditorías de due diligence
Las salas virtuales cuentan con todas las herramientas necesarias para realizar los controles y auditorías de due diligence, necesarios para la realización de operaciones de compraventa, inversiones, etc. Estas herramientas hacen que las inspecciones sean mucho más rápidas y eficientes. Todo porque los socios potenciales y los especialistas independientes que también participan en el acuerdo tienen acceso las 24 horas, los 7 días de la semana, a los documentos necesarios.
Además, una VDR garantiza la transparencia de todas las operaciones. Esto aumenta significativamente el nivel de confianza en tu empresa.
Conclusión
M&A data room no es un ayudante confiable para tu negocio. Gracias a esto, podrás simplificar la realización de la mayoría de las tareas de la empresa y acelerar la conclusión de negocios rentables. Y todo ello sin riesgo de pérdida o robo de información confidencial. Con la ayuda de una VDR optimizarás parte de los procesos de negocio, lo que te permitirá enfocarte en temas más importantes de desarrollo y escalamiento de la empresa.
